EA 4327 ERIMIT – VADE-MECUM

1- Missions (participation à une journée d’étude ou un colloque)

L’ERIMIT peut prendre en charge les frais de transport et d’inscription liés à la participation d’un membre permanent à une journée d’étude ou un colloque,

— à la condition expresse qu’une publication soit prévue ;

— dans la limite de 700 euros/année civile/chercheur.

Marche à suivre :

1/ Dès l’envoi de la proposition de communication, et sans attendre la réponse des organisateurs du colloque, avertir le responsable de composante et la direction de l’équipe, en indiquant : le titre du colloque, le lieu, la date, le budget approximatif.

2/ Transmettre dès que possible au responsable de composante et à la direction de l’équipe le programme et un courrier des organisateurs indiquant qu’il y aura publication.

3/ Prendre contact avec la Cellule Recherche de l’UFR Langues (Yann Aubin / Agnès Biron), qui se chargera d’acheter les titres de transport.

N.B. Conditions particulières concernant les doctorants : 

Pour les colloques ayant lieu en France, les demandes seront envoyées directement à l’équipe selon la procédure décrite ci-dessus. Pour les colloques ayant lieu à l’étranger, il est demandé aux doctorants de solliciter en premier lieu l’École Doctorale lors de l’un des deux appels d’offre envoyés chaque année en avril (colloques entre le 1er juillet et le 31 décembre) et en octobre (colloques entre le 1er janvier et le 30 juin).

2- Organisation d’une journée d’étude

Tout projet de journée d’étude doit être validé par la composante, puis par le Bureau de l’équipe, et cela quel que soit le financement.

Le dossier de présentation du projet doit comporter :

— le titre et la (les) date(s) prévue(s) ;

— l’argumentaire scientifique : problématique, période, champ, etc. ;

— la liste des intervenants attendus ;

— le budget (transport, restauration, reprographie).

Le budget maximum pour une JE, quels que soient son format ou sa durée, est de 750 euros.

Marche à suivre :

1/ Transmettre le projet au responsable de composante.

2/ Quand il a été validé par la composante et par le Bureau, prendre contact avec la Cellule Recherche pour l’organisation matérielle.

3/ Dès que les affiches et le programme sont prêts, diffuser l’information (message à Yann Aubin, avec copie à la direction et à Anne Puech).

4/ Après la manifestation, prévoir un très bref compte-rendu, envoyé au responsable de composante et à la direction (Titre de la manifestation, date, organisateur(s), contenu scientifique, nom et affiliation des participants, prolongements).

N.B. Les propositions des journées d’étude devront être transmises à la Cellule Recherche avant le 30 septembre pour  celles se tenant sur le 1er semestre de l’année civile suivante et avant le 1er avril pour celles se tenant sur  le 2nd semestre de l’année civile suivante. Les propositions de dates pour chaque manifestation scientifique seront plurielles (au moins deux dates) et purement indicatives lors du dépôt ; elles auront été validées préalablement par le Bureau de l’équipe.

Attention : Les JE n’impliquent pas de publication. Si vous prévoyez de publier les travaux présentés dans le cadre d’une ou plusieurs journées d’études, il faut faire une demande spécifique (voir point 4- Publication).

3- Organisation d’un colloque

Tout projet de colloque doit d’abord être validé par la composante et le Bureau. Il faut ensuite contacter la Cellule Recherche pour fixer la date du colloque et envoyer un dossier à la Direction de la Recherche et de la Valorisation. En effet, tous les projets de colloques doivent être soumis à la Commission Recherche pour avis, avant transmission des demandes de financement aux collectivités territoriales.

Marche à suivre pour un colloque se déroulant l’année N

Année N-1 :

1/ mai-juin : validation du projet par la composante et le Bureau. La demande doit comprendre au minimum les éléments suivants :

— titre du colloque,

— nom du ou des organisateurs,

— dates pressenties,

— argumentaire scientifique,

— liste des membres du comité scientifique,

— appel à communication,

— intervenants pressentis ;

2/ avant la fin de la première semaine de septembre : communication à la Cellule Recherche des dates du colloque ;

3/ entre septembre et fin octobre : transmission du projet à la DRV.

Il est recommandé de prendre contact le plus tôt possible avec la Cellule Recherche pour le montage du projet.

4- Publications

L’ERIMIT peut également financer, en totalité ou en partie selon le montant des frais, les publications dirigées par les membres de l’Équipe. La demande de financement comportera au minimum les éléments suivants :

— titre de l’ouvrage ;

— nom de l’éditeur scientifique ;

— présentation de l’ouvrage (problématique, contenu, etc.) ;

— sommaire (liste des auteurs et titres des contributions) ;

— date de publication envisagée ;

— budget.

Marche à suivre :

1/ Prendre contact avec un éditeur potentiel ;

2/ Soumettre le projet au responsable de la composante ;

3/ Quand la demande a été acceptée par la composante et par le Bureau, soumettre le manuscrit à l’éditeur.

Attention : ne pas soumettre de manuscrit à un éditeur avant d’avoir obtenu l’accord de financement.

Ne pas oublier les possibilités de publication en ligne (revues, e-books), beaucoup moins onéreuses, et bénéficiant souvent d’une meilleure diffusion.

5- Diffusion

Pour les colloques, le service Communication se charge de la réalisation des affiches.

Pour les affiches des séminaires et JE, des modèles élaborés par le service Communication peuvent être téléchargés depuis l’ENT (« Service communication : vos projets » → « Modèles de documents » → « Affiche »). Des modèles ERIMIT d’affiches et de programmes  sont également disponibles sur le site de l’équipe.

Pour la diffusion de l’information via les listes [ERIMIT] ou [recherche-langues], envoyer un message à Yann Aubin, sur le modèle suivant :

Titre de la manifestation

Date et lieu

Organisateur

(bref descriptif)

et joindre l’affiche ou le programme.

Ne pas oublier les autres relais de diffusion, tels que Calenda (http://calenda.org/) ou les sites des sociétés savantes et associations (AFDArabisants, AGES, SHF, Libero, etc.).